Hoofdstuk 2, Paragraaf 3
Bezig

Documenten bij ontvangst van de goederen

Hoofdstuk Voortgang
0% Afgerond

Er zijn drie documenten bij de ontvangst van goederen heel belangrijk. Dit zijn de vrachtbrief, de pakbon en de manco-breuk-teveel lijst  (MBTL).

Als de vrachtwagenchauffeur de goederen van de leverancier komt afleveren dan heeft hij altijd twee documenten bij zich, de vrachtbrief en de pakbon. Als de levering klopt zet een medewerker van de afdeling ontvangst goederen een handtekening op de vrachtbrief. Dit is voor de chauffeur het bewijs dat de goederen zijn afgeleverd. Een vrachtbrief is vaak in viervoud. Als de chauffeur wegrijdt bij de leverancier laat hij één deel achter bij het inladen van de goederen. Als hij de goederen aflevert krijgt de ontvanger, geadresseerde, een getekend exemplaar voor ontvangst van de goederen en gaan de ander twee weer mee retour met de vrachtwagen chauffeur. De chauffeur geeft één van deze twee weer aan de leverancier. Dit is het bewijs dat de goederen die zijn weggegaan ook bij de geadresseerde zijn aangekomen.

Voorbeeld vrachtbrief:

Je ziet op de vrachtbrief:

  • de naam van de afzender ( Marcel Heinsbroek, Schiedam)
  • de naam en het adres van de ontvanger (Transport Online etc.)
  • De plaats en datum waar de goederen geladen zijn (Schiedam, 10-06-2014)
  • De omschrijving van de goederen in colli ( 1, doos met verhalen, de verhalen zijn in dit geval de losse artikelen, vergelijk met de tube tandpasta.)
  • Het gewicht van de goederen (5 kgs)
  • De wijze van verpakking (doos)

In dit geval zou de afdeling ontvangst goederen controleren dat er 1 doos is die inderdaad voor hen bestemd is. Als dat zo is wordt de vrachtbrief afgetekend.

Vervolgens wordt de pakbon gecontroleerd, dit hoeft dus niet meer met de chauffeur erbij.

Op de pakbon staat de volledige omschrijving van de artikelen die worden geleverd, een omschrijving van het artikel, het artikelnummer en de aantallen van de artikelen. Vaak niet alleen de aantallen die geleverd worden maar ook de aantallen die besteld zijn. Het kan zijn dat er meer artikelen zijn dan dat er worden afgeleverd. De artikelen die ontbreken waren dan bij de leverancier niet op voorraad en worden na geleverd. Hier wordt een backorder voor aangemaakt.

Wat niet op een pakbon staat zijn de prijzen. De prijzen staan vermeld op de factuur die de administratie van het bedrijf apart ontvangt. De administratie vergelijkt de aantallen van de factuur met de geleverde aantallen op de pakbon en vergelijkt de prijzen van de artikelen met de inkoopafspraken die gemaakt zijn door de afdeling inkoop.

Voorbeeld pakbon:

 Je ziet nu duidelijk het verschil met de vrachtbrief. Op de pakbon zie je:

  • De NAW gegevens van de ontvanger (Franse Storm etc.)
  • De datum (04-02-2015)
  • Het nummer van de bestelling of het order nummer (O2015-1022)
  • Het artikel nummer (LO896355)
  • Een artikel omschrijving
  • Het geleverde aantal
  • De artikelen en aantallen die nog worden na geleverd (nog in backorder)
  • Het totaal geleverde gewicht
  • De datum dat de artikelen in Backorder worden nageleverd.

Als er bij een levering een afwijking is dan moet je dit zo snel mogelijk melden aan de leverancier. Dit kunnen zowel kwantitatieve- als kwalitatieve afwijkingen zijn. Het is afhankelijk van het moment van het constateren van de afwijking hoe en aan wie je dit meldt.

Als de afwijking al wordt geconstateerd bij het uitladen en controleren van de vrachtbrief dan wordt de afwijking genoteerd op de vrachtbrief en wordt er een melding gemaakt bij de leverancier.

Als de afwijking wordt geconstateerd bij het controleren van de pakbon als de chauffeur al weg is dan meld je dit direct bij de leverancier. Die kan dan de keuze maken het direct na te sturen of met een eventuele backorder mee te laten gaan. Het melden bij de leverancier van een afwijking noem je reclameren.

Tot slot kan er iets niet kloppen tussen de inkoopfactuur en de pakbon en/of bestelbon. Dit wordt geconstateerd door een medewerker van de administratie, die neemt dan contact op met de leverancier. Als er teveel is berekend dan zal de leverancier een credit factuur sturen.

Een afwijking bij levering wordt vermeld op een Manco-breuk-teveellijst.

Bij een levering kan er gebeuren dat er teveel of te weinig goederen worden geleverd. Maar het kan ook zijn dat de kwaliteit niet juist is, het is beschadigd of heeft de verkeerde kleur, maat of gewicht.

Als er te weinig geleverd is noteer je dat als Manco, als er teveel geleverd is als teveel en als het artikel beschadigd is noteer je het artikel bij breuk. Daarnaast wordt er de naam van de leverancier (afzender) de datum en de medewerker die het geconstateerd heeft vermeld.

Voorbeeld Manco-breuk-teveellijst:

Manco-breuk -teveellijst
DatumartikelAantal besteldMancoBreukTeveel
      
      
      
      
Afzender 
Datum 
medewerker 

Alle handelingen die horen bij het controleren van de goederen bij ontvangst kunnen natuurlijk ook digitaal gedaan worden. Dit is meestal het geval bij de grotere bedrijven die dit kunnen betalen. Zij gebruiken een PDA (personal digital assistant) om de ontvangen goederen te scannen. Op dit moment wordt ook de voorraad automatisch met de ontvangen goederen aan gevuld. De goederen worden automatisch in het systeem gezet. Op de administratie vindt later een automatische koppeling plaatst tussen de pakbon en de factuur.  Een PDA kan ook gebruikt worden bij het opnemen van de voorraad. Dit bespreken we in een ander hoofdstuk.

Was dit een heldere uitleg ?