Hoofdstuk 3, Paragraaf 1
Bezig

Inventariseren

Hoofdstuk Voortgang
0% Afgerond

Inventariseren is het tellen van de voorraad, dit wordt ook nog wel balansen genoemd. Naast de wettelijke verplichting is het belangrijk voor een bedrijf om te weten of de voorraad nog klopt. Het is namelijk erg vervelend als de voorraad in de computer zegt dat er nog 2 artikelen op voorraad zijn maar jij tegen de klant moet zeggen dat er toch niets is als je terug komt uit het magazijn.

Er zijn 3 redenen om de voorraad te tellen: naast de boven vermelde wettelijke verplichting en het corrigeren van de voorraad wilt men ook vaststellen of er derving is.

Wettelijke verplichting: Een bedrijf moet belasting bepalen, om te bepalen hoeveel belasting er betaald moet worden moet één keer per jaar de balans opgemaakt worden van het bedrijf. De balans is een overzicht van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van het bedrijf. De voorraad van een bedrijf is onderdeel van het bezit van het bedrijf en staat daarom op de balans. Om de waarde van de voorraad te weten moet deze geteld, geïnventariseerd worden.

Corrigeren voorraadadministratie: een bedrijf heeft een werkelijke voorraad, dat is de voorraad die aanwezig is als je geteld hebt, dit noem je de technische voorraad. Maar de voorraad kan in het administratieve systeem van het bedrijf anders zijn. Deze voorraad in het administratieve systeem noem je de administratieve voorraad. Verschillen tussen de technische en administratieve voorraad kunnen ontstaan omdat er gestolen wordt maar ook omdat er goederen moeten worden afgeschreven omdat ze beschadigd zijn. Een voorraadinventarisatie zorgt ervoor dat de administratieve- en de technische voorraad weer hetzelfde worden.

Vaststellen derving: Aan de hand van een voorraadinventarisatie kun je vaststellen hoeveel derving er in een bepaalde periode is opgetreden. Dit is belangrijk om te weten, omdat derving verlies betekent. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad. Als je weet dat er veel derving is opgetreden, kun je maatregelen nemen om die derving in de toekomst te voorkomen of in ieder geval te verminderen.

Hoe inventariseert een bedrijf?

Er zijn verschillende manieren waarop je een inventarisatie kunt uitvoeren. De werkwijze verschilt nogal per winkel.

Er zijn twee vormen van voorraadinventarisatie:

  • steekproefsgewijze inventarisatie;
  • volledige inventarisatie.
  • cyclische inventarisatie

Steekproefsgewijze inventarisatie

Een steekproefsgewijze inventarisatie is een inventarisatie waarbij je slechts een beperkt aantal artikelsoorten telt. De uitkomst van de telling vergelijk je met de aantallen of geldbedragen die in de administratie genoteerd staan. Als er dan geen verschil is tussen deze aantallen of geldbedragen, kun je aannemen dat de rest van de voorraad ook klopt met de gegevens van de administratie. Een steekproefsgewijze inventarisatie kun je bijvoorbeeld elk kwartaal of elk halfjaar uitvoeren. De te tellen artikelsoorten kun je hierbij steeds wisselen, net als de omvang van de steekproef.

Volledige inventarisatie

Een andere benaming voor een volledige inventarisatie is een integrale inventarisatie.

Een volledige inventarisatie is een inventarisatie waarbij je alle aanwezige artikelen telt. Ook bij deze inventarisatievorm worden de uitkomsten van de tellingen in aantallen of geldbedragen vergeleken met de getallen die genoteerd staan in de administratie.

Bij veel bedrijven is er een relatie tussen de steekproefsgewijze en de volledige inventarisatie. Het kan voorkomen dat bij de steekproefsgewijze inventarisaties regelmatig een (groot) verschil tussen de werkelijke- en de administratieve voorraad blijkt te zijn. Dit kan aanleiding zijn voor een bedrijf om een volledige inventarisatie uit te voeren. De werkwijze bij een volledige en een steekproefsgewijze inventarisatie zal niet veel van elkaar verschillen.

Cyclische inventarisatie

Bij een cyclische inventarisatie worden gedurende een bepaalde periode gedeelten van de voorraad geteld. Dit gebeurt op basis van een percentage van de voorraad, of een verdeling in afdelingen van de voorraad. In de loop van een jaar wordt de totale voorraad minstens één keer geteld.

Hoe vaak inventariseert een bedrijf?

Hoe vaak een bedrijf zijn voorraad inventariseert hangt onder meer af van de waarde van de artikelen en de omvang van de totale voorraad.

Wanneer een bedrijf hoogwaardige elektronica verhandelt, zal derving een groter effect hebben op de verliescijfers dan wanneer een bedrijf bijvoorbeeld dozen eieren verhandelt. Elk bedrijf moet een afweging maken tussen de kosten van inventarisatie en de noodzaak de voorraadgegevens te corrigeren.

Fasen bij inventariseren

Het inventarisatieplan kun je onderverdelen in vijf fasen:

  • voorbereiding
  • voorraad opnemen
  • voorraad administratie verwerken
  • evaluatie van het resultaat en inventarisatie
  • winkel op orde brengen

Voorbereiding

Voordat je een inventarisatie gaat uitvoeren, is het belangrijk dat de medewerkers goede instructies krijgen. Dit is een belangrijk onderdeel van de inventarisatie. De medewerkers moeten precies weten wat ze moeten doen. Bij de voorbereiding van de inventarisatie is het handig om:

  • genoeg personeel te hebben,
  • genoeg hulp- en transportmiddelen te hebben klaar staan,
  • het juiste tijdstip te kiezen. Doe je het als de winkel dicht is of juist niet.
  • Te zorgen dat zowel de winkel als het magazijn opgeruimd zijn.
  • De juiste afspraken met het personeel te maken en te zorgen voor een duidelijke handleiding

Een inventarisatieplan is een planning voor de inventarisatie waarin staat aangegeven wanneer, waar, wat en door wie er geïnventariseerd wordt.

In het inventarisatieplan geef je aan op welke datum en welke tijd het assortiment geïnventariseerd wordt. In een winkel worden inventarisaties vaak na sluitingstijd uitgevoerd. Zo heeft de consument er geen last van en kan de verkoop gewoon doorgaan. Dit betekent echter wel dat er een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar is voor de inventarisatie. Daarom is het belangrijk dat de inventarisatie snel en efficiënt uitgevoerd kan worden.

In een inventarisatieplan maak je een taakverdeling. Je bepaalt wie welke taken gaat uitvoeren. Het is ook handig om een overzicht te maken van de ruimtes die gecontroleerd moeten worden, zodat er niets per ongeluk wordt overgeslagen. Bij een steekproefsgewijze inventarisatie moet je duidelijk aangeven welke artikelen geïnventariseerd moeten worden.

Ordenen van de winkel

Het is belangrijk dat de winkel en het magazijn op orde is voordat je gaat inventariseren. Het is namelijk lastig om een inventarisatie goed uit te voeren als artikelen in het magazijn rondslingeren. Je loopt dan het risico dat artikelen worden vergeten bij de inventarisatie of dat ze dubbel worden geteld.

Sommige artikelen staan niet in de stellingen, maar worden op een aparte manier gepresenteerd (naast de stelling of in de hoek op de grond). Het is verstandig om te voorkomen dat de artikelen op het moment van inventarisatie op deze manier worden gepresenteerd.

Voorraad opnemen

De uitvoering van de inventarisatie komt neer op het tellen en registreren van de aantallen artikelen. Hoe beter de voorbereiding van de inventarisatie is geweest, hoe soepeler de inventarisatie zal verlopen.

Elk bedrijf heeft zijn eigen werkwijze bij het inventariseren. Veel bedrijven wijzen voor de inventarisatie tweetallen aan en maken bij het inventariseren gebruik van hulpmiddelen zoals een barcodescanner.

De leidinggevende is meestal degene die tijdens de inventarisatie controleert. Hij kan steekproefsgewijs medewerkers controleren en begeleiden. Dit doet hij dan vooral bij onervaren medewerkers of medewerkers die aangeven hulp nodig te hebben. Er zullen namelijk zeker vragen ontstaan tijdens het inventariseren.

Voorraad administratie verwerken

Nadat de voorraad is opgenomen worden de tellingen gecontroleerd. Op dit moment wordt de technische voorraad vergeleken met de administratieve voorraad. De verschillen worden direct verwerkt in de administratie. Na de verwerking krijg je een lijst met het resultaat van de voorraadtelling. Het resultaat van deze verschillen geeft ook aan of er veel of weinig derving is. Dit wordt meegenomen bij het evalueren van de inventarisatie.

Evaluatie van het resultaat en inventarisatie

Hoe goed de voorbereiding ook is geweest, je zult altijd problemen tegenkomen die je niet hebt voorzien. Aan de hand van de problemen die je bent tegengekomen, kun je de inventarisatieprocedure aanpassen. Je kunt daarmee deze problemen in de toekomst voorkomen.

Ook de medewerkers kunnen nuttige suggesties hebben voor de verbetering van de inventarisatieprocedure. Een evaluatiegesprek geeft de mogelijkheid om dergelijke suggesties naar voren te brengen.

Aan de hand van het resultaat wordt de hoogte van de derving besproken. Dit kan leiden tot het nemen van nieuwe maatregelen om de derving te beperken of te voorkomen.

Was dit een heldere uitleg ?